Privacyverklaring

Shepherd & Fox vindt jouw privacy erg belangrijk. Wij zullen jouw gegevens dan ook op een veilige manier verwerken en gebruiken, geheel volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming. In deze privacyverklaring leggen wij aan je uit welke gegevens wij van je verzamelen en waarom wij dit doen. Ook kun je in deze verklaring lezen wat jouw rechten met betrekking tot deze verwerking zijn. Voor vragen over je privacy mag je contact opnemen via info@shepherdandfox.nl.

Artikel 1 Wie zijn wij?

Shepherd & Fox is een Vennootschap Onder Firma, gevestigd te (3514 AX) Utrecht aan Hooghiemstraplein 84. Wij staan ingeschreven in het handelsregister van de Kamer van Koophandel onder nummer 83824960. Wij zijn de verwerkingsverantwoordelijke van jouw persoonsgegevens.

Artikel 2 Welke gegevens gebruiken wij?

Hier kun je een overzicht vinden van de gegevens die wij van je verwerken, waarom wij dit doen, welke juridische grondslag wij hebben om deze gegevens van je te mogen verwerken en hoelang wij deze gegevens zullen bewaren. 

Wij verwerken van jou als klant jouw naam, eventuele bedrijfsnaam met bijbehorende Kamer van Koophandelgegevens, adres, e-mailadres, telefoonnummer en andere gegevens die nodig zijn om onze diensten optimaal aan jou te kunnen leveren. Je kunt hierbij denken aan de bijzondere persoonsgegevens die wij verwerken door jou en andere betrokkenen op de foto of film te zetten. Wij gebruiken deze gegevens om van jou een tevreden klant te maken gedurende de looptijd van onze overeenkomst. Wij bewaren deze gegevens tot 7 jaar na het einde van onze overeenkomst.

Van jou als derde partij verwerken wij jouw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, factuurgegevens, contactgegevens van jouw klant en content.

Van jou als leverancier verwerken wij jouw naam, adres, telefoonnummer, e-mailadres, behind the scenes-content en rekeninggegevens.

Als klant kun jij inloggen in een online galerij om jouw content te bekijken en te downloaden. Wij zien hierdoor met welke e-mailadres is ingelogd in de galerij. Deze gegevens blijven online zichtbaar bij Pixieset, totdat ik de galerij verwijder.

Wij maken gebruik van een portfolio op onze website en social media-kanalen om eerder werk aan potentiële klanten te laten zien. Wij verwerken hierin de voor en van jouw gemaakte content met indien gewenst jouw naam en social media-account wanneer jij hier met het aangaan van de overeenkomst toestemming voor hebt gegeven. Wij bewaren deze content onbeperkt in ons portfolio, tenzij jij een verzoek doet tot verwijdering waarna er een belangenafweging plaats zal vinden of wij ons archief opschonen. Jij bent zelf verantwoordelijk voor het maken van een back-up na het leveren van de bestanden.

Beeldmateriaal verwijderen wij 5 jaar na de shoot of productie. Onbewerkt materiaal wordt 3 jaar na het afleveren van de content verwijderd.

Voor facturatie en de financiële administratie verwerken wij jouw naam, eventuele bedrijfsnaam met bijbehorende Kamer van Koophandel gegevens en btw-nummer, factuuradres, e-mailadres, telefoonnummer, bankgegevens en openstaande saldo. Zonder deze gegevens kunnen wij jouw betaling niet verwerken. Volgens een wettelijke verplichting van de Belastingdienst dienen wij deze gegevens 7 jaar te bewaren. Na deze periode zullen wij deze gegevens van jou verwijderen, dan wel anonimiseren.

Mocht jij onverhoopt een klacht hebben over onze dienstverlening, dan zullen wij jouw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de inhoud van en communicatie omtrent deze klacht verwerken om tot een zo goed mogelijke oplossing voor jou te kunnen komen. Deze gegevens gebruiken wij voor een optimale uitvoering van de overeenkomst. Wij zullen gegevens met betrekking tot klachten 1 jaar na afhandeling verwijderen.

Wanneer wij een inbreuk op ons auteursrecht constateren, zullen wij een dossier opbouwen met daarin onder andere screenshots van de inbreuk, jouw naam en eventuele bedrijfsnaam, adresgegevens in verband met het mogelijk sturen van een sommatiebrief en overige relevante informatie die van belang kan zijn voor het afhandelen van de inbreuk. Wij verwijderen deze gegevens uiterlijk één jaar na het volledig afronden van de inbreuk.

Wij hebben een commercieel belang om enkele persoonsgegevens van jou te gebruiken voor marketingdoeleinden. Wij verwerken jouw naam en e-mail voor direct marketing. Wij zullen deze gegevens verwijderen zodra jij je uitschrijft van onze nieuwsbrief of aangeeft niet meer door ons benaderd te willen worden.

Om deze website mogelijk te maken en te optimaliseren gebruiken wij analytics diensten. Wij hebben een commercieel belang om jouw surfgedrag en daarmee samenhangende gegevens te gebruiken om mijn service te analyseren via Google Analytics en Google Search Console en waar nodig te verbeteren.

Deze diensten maken gebruik van cookies. Cookies zijn kleine stukjes informatie die bij het bezoek van onze website worden meegestuurd aan jouw browser en vervolgens op de harde schijf of in het geheugen van het apparaat waarmee jij onze website bezoekt worden opgeslagen. Deze cookies zullen jouw apparaten niet beschadigen. Je leest hier meer over in ons cookiestatement.

Om het plaatsen van recensies over onze diensten mogelijk te maken, verwerken wij jouw naam, functie, bedrijfsnaam en inhoud van jouw bericht. Met het plaatsen van jouw bericht worden deze gegevens zichtbaar voor ons. Recensies over onze diensten kunnen wij op mijn website en social media-kanalen plaatsen uit commercieel belang. Wij verwijderen deze zodra ze niet meer representatief zijn voor onze dienstverlening of jij een verzoek doet tot verwijdering.

Artikel 3 Hoe verkrijgen wij deze gegevens?

Bovenstaande gegevens hebben wij van jou als klant of websitebezoeker verkregen, omdat jij deze gegevens aan ons hebt verstrekt.

Daarnaast kan het zijn dat wij jouw gegevens hebben verkregen van een van onze klanten wanneer jij ook aanwezig bent tijdens de reportage en wij jou daar fotograferen of filmen of wanneer jij de galerij met daarin gemaakte content voor onze klant bezoekt. Ook kan het zijn dat wij jouw gegevens hebben verkregen wanneer jij op een andere manier betrokken bent bij de productie.

Wij doen ons uiterste best ervoor te zorgen dat er enkel gegevens over minderjarigen worden verzameld met ouderlijke toestemming. Als jij ervan overtuigd bent dat wij zonder die toestemming persoonlijke gegevens hebben verzameld van een minderjarige, neem dan contact op.

Artikel 4 Welke rechten heb jij met betrekking tot deze gegevens?

De Algemene Verordening Gegevensbescherming heeft jou een aantal rechten gegeven met betrekking tot de persoonsgegevens die je door ons hebt laten verwerken.

1. Inzage – Je kunt te allen tijde een verzoek doen bij ons om jouw gegevens in te zien.
2. Wijziging – Als je op basis van inzage je gegevens aan wilt laten passen, laten verbeteren, aanvullen, afschermen of verwijderen, kun je hiertoe een verzoek indienen.
3. Bezwaar – Tegen de verwerking van jouw gegevens gebaseerd op een belangenafweging kun jij bezwaar maken.
4. Gegevensoverdracht – Mocht jij je gegevens bij een andere aanbieder onder willen brengen, dan zullen wij jouw gegevens verstrekken in een gestructureerde en gangbare vorm die door gangbare digitale systemen te openen is.
5. Intrekking – Wanneer wij gegevens hebben verwerkt op basis van jouw expliciete toestemming, dan heb jij het recht deze toestemming in te trekken. Dit kan wel gevolgen hebben voor de diensten die wij je kunnen leveren.

Om gebruik te maken van jouw rechten kun je een verzoek sturen, voorzien van een kopie van jouw identiteitsbewijs (met afgeschermd BSN en pasfoto), naar info@shepherdandfox.nl.

Wij zullen je verzoek zo snel mogelijk, maar uiterlijk binnen 30 kalenderdagen, beoordelen. Wanneer wij niet aan je verzoek kunnen voldoen, zullen wij jou laten weten waarom wij jouw verzoek afwijzen.

Artikel 5 Wie ontvangen jouw gegevens?

Wij zullen jouw gegevens niet verstrekken aan derde partijen, tenzij dit nodig is voor de bedrijfsvoering of vanuit een wettelijke verplichting vereist is. Jouw gegevens kunnen voor uitvoering van de overeenkomst worden doorgegeven aan verwerkers, partijen betrokken bij de uitvoering van onze overeenkomst en externe adviseurs. Wij sluiten met deze derde partijen verwerkersovereenkomsten om jouw privacy optimaal te beschermen. Wij zullen jouw gegevens niet doorverkopen aan derden.

Wanneer wij jouw gegevens buiten de EER verwerken, zullen wij passende beveiligingsmaatregelen treffen.

Artikel 6 Geautomatiseerde besluitvorming

Wij kunnen gebruik maken van geautomatiseerde besluitvorming op basis van door jou verstrekte gegevens, handelingen of nalatingen. Het is daardoor mogelijk dat een deel van onze diensten niet (meer) beschikbaar is voor jou. Jij mag ons altijd jouw standpunt over een geautomatiseerd besluit laten weten en dit besluit door een derde persoon laten heroverwegen.

Artikel 7 Slotbepalingen

Wij raden je aan deze privacyverklaring regelmatig te raadplegen, omdat wij wijzigingen in het beleid kunnen aanbrengen. Als je vragen hebt over deze verklaring of de wijze waarop wij je gegevens gebruiken, dan kun je een e-mail sturen naar info@shepherdandfox.nl.

Als je een klacht hebt over de manier waarop wij met je gegevens omgaan, dan kun je ons dat ook laten weten. Daarnaast kun je contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens.